Các chuyên gia cải tiến liên tục (Continuous Improvement – CI) hiếm khi thiếu ý tưởng mới. Thách thức lớn hơn là xác định dự án cải tiến nào cần được ưu tiên trước và xứng đáng được đầu tư thời gian, ngân sách và nguồn lực.
Mỗi doanh nghiệp hoặc nhà máy có thể có hàng chục đến hàng trăm ý tưởng cùng cạnh tranh về nguồn lực, trong khi mỗi phòng ban đều cho rằng dự án của mình là cấp thiết nhất. Khi mọi đề xuất đều được xem là ưu tiên cao, doanh nghiệp sẽ khó đánh giá khách quan, lựa chọn dự án cải tiến và phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả.
Đây là lý do việc xây dựng một phương pháp ưu tiên dự án cải tiến có hệ thống đóng vai trò quan trọng trong các chương trình cải tiến liên tục và Lean Six Sigma.
Vì sao cải tiến liên tục gặp khó khăn khi ưu tiên dự án?
Khi không có một phương pháp nhất quán để đánh giá các sáng kiến đang cạnh tranh với nhau, doanh nghiệp thường phản ứng dựa trên mức độ cấp bách thay vì giá trị kinh doanh. Điều này có thể khiến chương trình cải tiến liên tục dần mất động lực.
Khi đó, hoạt động cải tiến sản xuất dễ trở nên mang tính phản ứng thay vì chủ động. Nguồn lực bị phân tán cho quá nhiều sáng kiến, dự án bị đình trệ và doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc tạo ra tác động kinh doanh có thể đo lường được.
Một phương pháp ưu tiên dự án rõ ràng giúp đội ngũ CI chuyển từ câu hỏi “Vấn đề nào cần giải quyết ngay?” sang “Cơ hội cải tiến nào có thể tạo ra giá trị lớn nhất?”
Xem ví dụ thực tế về một dự án cải tiến liên tục có tác động cao với Minitab Engage
[vc_row][vc_column][vc_video link=”https://youtu.be/bxGxNoBjtaM?si=V2OR1ksDy2drJm7B” el_width=”70″ align=”center”][/vc_column][/vc_row]
Điều gì xảy ra khi dự án cải tiến không được ưu tiên đúng cách?
Khi càng nhiều thời gian và công sức được đầu tư vào một dự án nhưng kết quả mang lại không tương xứng, ROI (tỷ suất hoàn vốn) của toàn bộ danh mục dự án cải tiến cũng giảm theo.
Mỗi giờ làm việc, mỗi khoản ngân sách và mỗi nhân sự được phân bổ cho một sáng kiến có giá trị thấp đều là một cơ hội bị bỏ lỡ để đầu tư vào những cải tiến có khả năng giảm chi phí, tăng năng suất hoặc cải thiện chất lượng. Theo thời gian, hiệu quả đầu tư của toàn bộ danh mục dự án cải tiến sẽ suy giảm.
Tác động tài chính của vấn đề này có thể rất đáng kể. Nghiên cứu của Project Management Institute (PMI) cho thấy các tổ chức trung bình mất khoảng 122 triệu USD trên mỗi 1 tỷ USD đầu tư vào các dự án do ưu tiên dự án kém hiệu quả. Những tổn thất này xuất phát từ việc phân bổ nguồn lực quá mỏng cho quá nhiều sáng kiến, đồng thời góp phần làm gia tăng lãng phí đầu tư và giảm giá trị kinh doanh thực tế.
Vì vậy, quản lý dự án cải tiến không chỉ là theo dõi tiến độ. Doanh nghiệp cần xác định dự án nào nên được triển khai trước để nguồn lực được tập trung vào những cơ hội tạo ra tác động lớn nhất.
Ví dụ ưu tiên dự án cải tiến trong sản xuất
Hãy cùng xem xét một ví dụ thực tế để thấy việc xác định thứ tự ưu tiên dự án có thể tạo ra khác biệt như thế nào.
Một nhà máy sản xuất xác định được 6 dự án cải tiến tiềm năng:
- Giảm tỷ lệ phế phẩm trên dây chuyền 3
- Cải thiện quy trình hội nhập nhân viên mới
- Nâng cấp hệ thống nhãn tại kho
- Giảm thời gian máy móc ngừng hoạt động
- Cải thiện việc báo cáo khiếu nại của khách hàng
- Chuẩn hóa quy trình bàn giao giữa các ca
Đội ngũ CI chỉ có đủ năng lực để hoàn thành 2 dự án trong quý này.
Nếu không có một khung ưu tiên dự án rõ ràng, đội ngũ có thể lựa chọn dự án dựa trên việc phòng ban nào đưa ra yêu cầu mạnh mẽ nhất. Họ dành nhiều tháng để cải thiện hệ thống nhãn kho và cập nhật tài liệu hội nhập nhân viên. Đây đều là những sáng kiến có giá trị, nhưng lại chưa tạo ra tác động đáng kể trong ngắn hạn đối với hiệu suất sản xuất.
Trong khi đó, thời gian máy móc ngừng hoạt động tiếp tục tăng, làm giảm sản lượng và khiến đơn hàng giao cho khách hàng bị chậm trễ. Tỷ lệ phế phẩm cũng vẫn ở mức cao, dẫn đến lãng phí nguyên vật liệu và phải thực hiện lại công việc.
Cách Minitab Engage giúp đội ngũ tháo gỡ vấn đề
Với khung ưu tiên dự án có cấu trúc trong Minitab Engage, đội ngũ có thể đánh giá từng dự án dựa trên các yếu tố như tác động kinh doanh, mức độ phù hợp với chiến lược, nỗ lực triển khai và nguồn lực hiện có.
Phân tích cho thấy việc giảm thời gian máy móc ngừng hoạt động và giảm phế phẩm là những cơ hội có giá trị cao nhất. Bằng cách tập trung nguồn lực vào các sáng kiến này trước, doanh nghiệp có thể tăng năng lực sản xuất, giảm lãng phí và tạo ra giá trị kinh doanh có thể đo lường được trước khi chuyển sang các hoạt động cải tiến có mức độ ưu tiên thấp hơn.
Đây cũng là cách tiếp cận quan trọng trong các chương trình Lean Six Sigma và cải tiến liên tục, khi doanh nghiệp cần đảm bảo nguồn lực được sử dụng cho những vấn đề có tác động lớn nhất.
Xem cách các doanh nghiệp sản xuất tối ưu hiệu suất và đẩy nhanh quá trình tiết kiệm chi phí với Minitab Engage
[vc_row][vc_column][vc_btn title=”Đọc câu chuyện khách hàng” shape=”round” color=”primary” size=”lg” align=”center” link=”url:https%3A%2F%2Fminitab-jywsoft.com%2Fbai-hoc-ung-dung-minitab-engage-de-cai-thien-dich-vu-khach-hang-tren-toan-the-gioi-cua-kyocera-avx%2F|target:_blank”][/vc_column][/vc_row][vc_row][vc_column][vc_column_text][/vc_column_text][/vc_column][/vc_row][vc_row][/vc_row][vc_column][/vc_column]
Đội ngũ CI hiệu suất cao ưu tiên dự án cải tiến như thế nào?
Các đội ngũ CI hiệu suất cao không chỉ hỏi: “Chúng ta nên cải thiện vấn đề nào?” mà tập trung vào câu hỏi: “Cải tiến nào sẽ tạo ra giá trị lớn nhất?”
Mỗi dự án được đánh giá dựa trên tác động chiến lược, giá trị đối với khách hàng, ROI dự kiến và nguồn lực cần thiết để triển khai.
1. Xem dự án cải tiến như một khoản đầu tư
Thay vì chạy theo những kết quả nhanh chóng hoặc bỏ dở sáng kiến giữa chừng, các đội ngũ hiệu quả cam kết phân bổ nguồn lực cần thiết để tạo ra kết quả kinh doanh có thể đo lường được.
Cách tiếp cận này giúp doanh nghiệp nhìn nhận mỗi dự án cải tiến như một khoản đầu tư cần được đánh giá về giá trị mang lại, thay vì chỉ xem đó là một nhiệm vụ cần hoàn thành.
2. Thay thế ý kiến chủ quan bằng tiêu chí đánh giá nhất quán
Thay vì dựa vào mức độ cấp bách hoặc yêu cầu của bên đưa ra tiếng nói mạnh nhất, đội ngũ CI sử dụng dữ liệu và các tiêu chí chấm điểm tiêu chuẩn để đánh giá tác động kinh doanh, rủi ro và nhu cầu về nguồn lực.
Điều này giúp giảm thiên kiến trong quá trình lựa chọn và khiến việc ưu tiên dự án cải tiến trở nên khách quan, nhất quán hơn.
3. Đảm bảo dự án cải tiến phù hợp với chiến lược doanh nghiệp
Ngay cả những dự án có giá trị cao cũng không nhất thiết được triển khai nếu chúng không hỗ trợ các ưu tiên của tổ chức.
Những đội ngũ thành công luôn đảm bảo mỗi sáng kiến đều đóng góp vào mục tiêu kinh doanh lớn hơn, thay vì chỉ giải quyết từng vấn đề riêng lẻ.
4. Cân bằng giữa cải tiến nhanh và dự án chuyển đổi dài hạn
Những cải tiến có thể tạo ra kết quả nhanh giúp duy trì động lực, trong khi các sáng kiến quy mô lớn hơn mang lại giá trị kinh doanh bền vững.
Sự cân bằng này giúp doanh nghiệp duy trì động lực cải tiến, tránh tình trạng quá tải hoặc mệt mỏi vì liên tục triển khai dự án, đồng thời vẫn hướng tới các mục tiêu tăng trưởng dài hạn.
Ưu tiên đúng dự án để tối ưu nguồn lực cải tiến liên tục
Các đội ngũ cải tiến liên tục có hiệu suất cao hiểu rằng ưu tiên dự án không có nghĩa là phải hoàn thành càng nhiều dự án càng tốt. Điều quan trọng là lựa chọn đúng dự án có cơ hội tạo ra giá trị lớn nhất.
Một quy trình ưu tiên dự án có hệ thống giúp doanh nghiệp:
- Tập trung nguồn lực vào những cơ hội có tác động lớn.
- Giảm tình trạng phân tán nguồn lực giữa quá nhiều dự án.
- Liên kết các dự án cải tiến với mục tiêu chiến lược.
- Đánh giá dự án dựa trên dữ liệu thay vì ý kiến chủ quan.
- Theo dõi và tối ưu giá trị của toàn bộ danh mục dự án cải tiến.
Ưu tiên dự án không loại bỏ những ý tưởng hay. Đó là cách đảm bảo những ý tưởng phù hợp nhất được quan tâm và triển khai trước.
Với Minitab Engage, doanh nghiệp có thể hỗ trợ quản lý và đánh giá các dự án cải tiến theo một quy trình có cấu trúc, từ đó đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu và sử dụng nguồn lực hiệu quả hơn.
[vc_row][vc_column][vc_btn title=”Nhận tư vấn thêm về Minitab Engage” shape=”round” color=”primary” size=”lg” align=”center” link=”url:https%3A%2F%2Fminitab-jywsoft.com%2Fcontact%2F%20|target:_blank”][/vc_column][/vc_row]
